segunda-feira, 16 de setembro de 2013

Agenda, Ferramenta Indispensável

É fundamental que o profissional necessite de uma ferramenta eficiente para acompanhamento das atividades.

E é por meio da Agenda que se planeja, organiza e controla compromissos, tarefas, reuniões e/ou pagamentos.
É muito comum que confiemos em nossa memória, porém, seria um equivoco pensar assim, pois com a utilização da agenda, podemos CHECAR, assim como acompanhar nossas atividades.
No ambiente do trabalho, caso não estejamos presentes, integrantes da nossa equipe podem consultar a Agenda para estar ciente das obrigações/compromissos a serem seguidos.

A Agenda funciona como um guia, um auxilio na hora de planejar, pois podemos colocar prazos (fixos) para cada situação em questão e pô-las em ação conforme listado. Seguir um cronograma ajuda a não nos perdermos naquilo em que estamos empenhando. Por isso, é de extrema importância que façamos o uso de uma Agenda.

O que se é listado numa agenda:

- Compromissos diários, semanais e mensais.
- Reuniões.
- Mensalidades de contas a pagar.
- Contribuições.
- Assinaturas.
- Atividades Sociais.
- Datas de aniversários, etc.






Fonte(s): Curso de Secretária Executiva, Edméa Garcia Neiva e Bete D’Elia. Ed. São Paulo: IOB-Thomsom, 2005 – Coleção de Cursos IOB.

segunda-feira, 5 de agosto de 2013

O Público

No âmbito de trabalho do Recepcionista, definimos como público, todo o conjunto de pessoas que recorrem a empresa/instituição para solicitar informação.
Um bom profissional Recepcionista recebe visitantes, atende suas solicitações e resolve diferentes problemas. Por isso, é importante haver habilidade, cortesia e boa vontade para atuar neste seguimento.

A expressão, “ A primeira impressão é a que fica ” vale para o profissional Recepcionista, por isso, ele tem a obrigação de causar essa boa impressão, pois ele representa a empresa como um todo.
Satisfazer as necessidades dos visitantes também é de extrema importância, por isso ele é o agente facilitador entre o visitante e a empresa.
Existem diferentes tipos de visitantes, saber lidar com todos eles faz do Recepcionista um verdadeiro profissional. Segue abaixo, alguns tipos:

Os visitantes conhecidos: são os trabalhares da empresa/instituição, clientes, colaboradores, familiares e amigos.
É importante que o Recepcionista saiba tratar com todos com a mesma dedicação que trataria visitantes desconhecidas ou pessoas de cargos importantes e que não haja intimidade no tratamento, pois, não se pode confundir profissionalismo com a vida privada, local de trabalho não é sua casa!

Visitantes desconhecidos: podem fazer parte destes grupos, futuros novos funcionários, que buscam por emprego, visitantes em busca de informações, e novos clientes. Valendo a mesma regra citada a cima para todos os tipos de visitantes!

Há ainda a diferenciação no tipo de visita.
O Recepcionista deve estar sempre informado sobre quem está chegando e saindo da empresa e também saber informar a repartição responsável pela informação desejada, ou seja, é possível que algumas visitas estejam agendadas para falar com alguém, e cabe ao recepcionista informar quem está a espera do atendimento para o funcionário e saber guiar ao local indicado que este visitante necessite chegar.

As visitas podem ser:

- Previstas: que foram previamente agendadas.
- Imprevistas: que não foram previamente agendadas.

Esta segunda é a mais recorrente. Por isso é importante o recepcionista estar sempre preparado para atender ao público.


Recepcionando um público maior.


É possível que haja eventos não rotineiros, ou ainda, que empresas contratem o Recepcionista apenas para estar naquele evento especifico, o atendimento é o mesmo; cordialidade, responsabilidade, respeito ao público, boa postura, saber lidar com tecnologia, tudo isso deve fazer parte do perfil do recepcionista, mas existe uma diferenciação do Recepcionista fixo e do Recepcionista de Eventos, este por sua vez, necessita além de todas as características ao cargo, ser bilíngüe. E essa busca por aperfeiçoamento é o que diferencia um na hora da contratação e salário.

O Recepcionista de Eventos recebe uma quantidade muito maior de pessoas, dependendo do seguimento e da empresa, além do dinamismo que exige o cargo precisa saber lidar com diferentes tipos de comportamento ao mesmo tempo. Podem ser contratados para apenas um evento especifico, o horário também pode ser diferenciado.



segunda-feira, 29 de julho de 2013

A Recepção

A recepção é o primeiro local a ser visto pelos visitantes/clientes. Por isso é muito importante que este local esteja sempre em harmonia com o profissional Recepcionista, isto é, impecavelmente limpo e organizado, pois nada adiantará um funcionário bem trajado trabalhando em um local bagunçado.

É muito comum, recepcionistas trabalharem juntamente com os auxiliares de limpeza e, por este motivo, pensarem que só os auxiliares de limpeza têm a função de “organizar o ambiente”, o que é um grande equivoco. É muito importante a união destes dois profissionais para arquitetar um ambiente agradável. Alinhamento de sofás, a colocação dos objetos de utilização do Recepcionista ao balcão, até o melhor lugar para deixar o vaso com planta, tudo isso pode ser revisto com o auxilio do Recepcionista.

Não espere chegar ao local de trabalho apenas esperando estar limpo, é importante buscar alternativas que deixe o ambiente mais bonito, isto auxilia até no humor de quem fica por horas no mesmo lugar.

Já o balcão de recepção, exige uma organização padronizada. Normalmente os recepcionistas trabalham com equipamentos como telefone e computador, ambos muito importantes para contribuir com a agilidade do atendimento.
Com a rapidez das inovações tecnológicas, é recomendável que o Recepcionista saiba lidar não só com estes aparelhos (telefone, computador), mas com muitos outros. O Recepcionista precisa saber manusear aparelhos de fax, data show, impressoras multifuncionais, notebooks e até, aparelhos audiovisuais.

É possível que o Recepcionista se mantenha a maior parte do tempo sentado, mas é muito elegante receber os visitantes estando de pé. Se por caso, for impossível permanecer por muito nesta mesma posição, quando se necessário precisar utilizar do computador, por exemplo, saiba ser cortês, cumprimentando todos com entusiasmo e respeito.